4 điều nên biết trước khi quyết định dùng chữ ký số cá nhân

1. Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số cá nhân cũng là chữ ký điện tử với dữ liệu đã được mã hóa cho từng cá nhân. Có thể hiểu đơn giản rằng, chữ ký số cá nhân sẽ thay thế hình thức ký tay truyền thống, được sử dụng trên môi trường giao dịch điện tử.

Đối tượng nên sử dụng chữ ký số cá nhân thường là:

- Cá nhân đại diện cho doanh nghiệp

- Cá nhân bất kỳ

Một chữ ký số cá nhân sẽ gồm 2 phần:

- Phần cứng: là phần vỏ thiết bị, trong đó có chứa dữ liệu được mã hóa như USB Token, HSM,…

- Phần mềm: là những thông tin đã được mã hóa và được đảm bảo bảo mật bởi đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số.

Chữ ký số cá nhân cho phép các một người có thể thực hiện giao dịch trực tuyến

2. Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân

Bộ Tài Chính đã đưa ra các quy định về chữ ký số cá nhân. Những quy định trên bảo đảm quyền lợi của người dùng chữ ký số cá nhân tại Việt Nam, đảm bảo độ an toàn khi sử dụng chữ ký số cá nhân.

Dựa theo Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT của Bộ Tài Chính - Tổng Cục Thuế, giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân được quy định như sau:

“Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của cá nhân có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó; Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.” 

“Văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy đã ký, đóng dấu được ký số bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có giá trị như văn bản giấy đã ký, đóng dấu khi chưa số hóa.” 

3. Ứng dụng của chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân có 2 ứng dụng cơ bản là ký kết tài liệu và tham gia các giao dịch điện tử. Cụ thể:

Ký kết tài liệu : đó là giấy mời họp, biên bản, thông báo, báo cáo, công văn, tờ trình, văn bản chỉ đạo điều hành, ký kết các tài liệu, cam kết được gửi bằng email, giúp các đối tác làm ăn không cần gặp mặt trực tiếp, tiết kiệm thời gian.

Tham gia các giao dịch điện tử: Đó là các giao dịch ngân hàng, kê khai thuế, ký xuất hóa đơn điện tử, kê khai hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử..

Nộp tờ khai thuế qua mạng

4. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân

Những ưu điểm của chữ ký số cá nhân đến từ bản chất của nó là ký điện tử. Có 3 lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân:

Tiết kiệm chi phí in ấn

Thay vì trước kia, các loại hợp đồng tài liệu cần chứng thực đều phải được in ra giấy tờ, và đưa đến người cần ký. Chữ ký số cá nhân đã giúp người dùng cắt bỏ bước này. Để ký chữ ký số cá nhân, người dùng cần tài liệu điện tử, từ đó giảm được những chi phí in ấn không cần thiết.

Tiết kiệm thời gian

Việc di chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác để chứng thực một loại tài liệu thật mất thời gian. Tuy nhiên tài liệu được gửi điện tử và sử dụng chữ ký số cá nhân để ký sẽ tiết kiệm nhiều thời gian của người dùng chữ ký số.

Có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi

Khi sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng có thể ký kết văn bản mọi lúc mọi nơi miễn là họ có thiết bị chữ ký số cá nhân.